Mi az iratkezelés folyamata?

iratkezelés

Az iratok hatékony kezelése könnyebbé teszi a vállalkozások napi feladatait, és az eredményességhez is hozzá járul. Az iratkezelés egy több lépésből álló összetett folyamat, amelyet nem elég a vállalat sajátosságaihoz igazodva fenntartani. A kialakítása és működtetése során számos jogszabály előírásit is be kell tartani.

iratkezelés

Melyek az iratkezelés legfontosabb lépései?

Az iratkezelés folyamata négy fő részre: iktatásra, selejtezésre, archiválásra valamint a megsemmisítésre bontható.

Mit jelent az iktatás?

Az iktatást az irat érkeztetése és a posta kibontása után végzik el. Célja a dokumentumok egyértelmű nyilvántartása illetve a nyilvántartás ellenőrizhetősége, az iratok visszakereshetősége, valamint a folyamatos, gyors és precíz adminisztrációs és ügyintézési feladatok segítése. Az iktatás során az irat legfontosabb adatait az erre a célra kialakított iktatókönyvben rögzítik és iktatószámmal látják el.

Mi az archiválás?

Az iratkezelési folyamat másik fontos lépése az archiválás, más néven a dokumentumok őrzése, tárolása. Ennek a részfolyamatnak kiemelt szerepe van az iratkezelésben, hiszen a dokumentumok bizalmas illetve az üzleti titok kategóriába sorolható információkat tartalmaznak. Ezen kívül gondoskodni kell az adatok megfelelő védelméről továbbá a gyors és egyszerű hozzáférhetőségről.
Az iratok több módon archiválhatóak. A dokumentumok külön- külön, egyenként osztályozhatóak, de a csoportos irattárolás is megoldható.

Hogyan selejtezik az iratokat?

Az iratok selejtezésére eltérő szabályok vonatkoznak. Az egyes dokumentumokat a jogszabályokban meghatározott idő eltelte után kötelező selejtezni. De nem szabad megfeledkezni az irattári tervben rögzített előírásokról sem. A selejtezést kizárólag bizottság végezheti el. Erről a feladatról jegyzőkönyv készül. Ha ez a dokumentum megfelel minden tartalmi és formai követelménynek a levéltárban záradékkal látják el.

Mire érdemes figyelni az iratmegsemmisítéskor?

Az iratmegsemmisítés alapja a selejtezési jegyzőkönyv. Ez a lépés kizárólag a levéltár jóváhagyásával, engedélyezésével valósulhat meg. Az engedélyt a korábban említett záradék tartalmazza.
Az iratok különböző eljárásokkal, zúzással, égetéssel, darabolással, iratmegsemmisítő géppel semmisíthetőek meg. Az iratkezelés utolsó lépéséről szintén jegyzőkönyvet kell készíteni.